24/7-Service
Bleiben Sie auch zu ungewöhnlichen Zeiten für Ihre Kunden und Interessenten erreichbar! Das Premium-Telefonsekretariat bietet Ihnen eine optionale 24/7-Erreichbarkeit an allen Tagen des Jahres an.
Insbesondere für Notfall-Hotlines wird die Erreichbarkeit auch an hohen Feiertagen (Weihnachten, Silvester, Ostern usw.) in Verbindung mit unserem Weiterleitungsservice gerne genutzt.
In wirklich dringenden Fällen werden solche Notfallanrufe direkt zum hinterlegten Ansprechpartner weitergeleitet. Die Definition von Notfällen und die daraus resultierenden Abläufe werden mit Ihnen abgestimmt.
Rückrufservice innerhalb der Kernzeit
Nach vorheriger Absprache können Sie Rückrufe bei Bedarf von Ihrem Telefonsekretariat ausführen lassen: Antworten Sie einfach auf eine erhaltene Telefonnotiz und teilen Sie uns mit, was wir in Ihrem Namen dem Anrufer ausrichten sollen.
Wir nehmen den Rückruf schnellstmöglich vor und zeigen dem Angerufenen dabei sogar Ihre Bürotelefonnummer in seinem Display an.
Notdienstverwaltung
Das Telefonsekretariat kann auch bei komplexen Notdienststrukturen in Ihrem Unternehmen stets bedarfsgerecht den aktuell zuständigen Notdienst alarmieren.
Haben Sie parallel mehrere Notdienstbereiche, für die jeweils andere Mitarbeiter alarmiert werden müssen? Kein Problem! Mit unserer optionalen speziellen Notdienstverwaltung können Sie alle vorhandenen Notdienste anlegen und festlegen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt einen Notdienst übernimmt.
Die Daten können Sie bereits auch beliebig im voraus planen und jederzeit, z. B. bei kurzfristigen Änderungen, auch individuell anpassen.
Interaktiver Agentenleitfaden
Der interaktive Agentenleitfaden ist das zentrale Instrument, damit auch komplexe Abläufe im Telefonsekretariat stets zuverlässig und korrekt umgesetzt werden. Insbesondere bei zahlreichen Fallunterscheidungen führt der Interaktive Agentenleitfaden den Sekretariatsmitarbeiter zielsicher durch das Gespräch.
So werden je nach Anliegen des Anrufers die richtigen Daten aufgenommen, passende Auskünfte erteilt und schlussendlich auch der richtige Adressat für die Gesprächsnotiz ermittelt.
Eigene Begrüßungsansage / Wartemusik
In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, dem Anrufer vor der Weiterleitung zu einem Mitarbeiter eine Begrüßungsansage vorzuspielen. Dies kann aus Gründen einer akustischen Corporate Identity oder auch aufgrund eines schwer auszusprechenden Firmennamens sinnvoll sein.
Sofern Sie eine eigene individuelle Begrüßungsansage für Ihr Premium-Telefonsekretariat wünschen, können Sie diese wahlweise selbst erstellen und anliefern oder uns mit der Ansagenerstellung beauftragen. Bei einem eingehenden Anruf im Premium-Telefonsekretariat wird zuerst die Ansage wiedergegeben, erst danach erfolgt die Weiterleitung des Anrufers zu unseren Mitarbeitern.
Telefonische Bestellannahme
Das Premium-Telefonsekretariat nimmt von Ihren Anrufern gerne auch telefonische Bestellungen entgegen. Diesen Service bieten wir in verschiedenen Ausprägungen an:
- Für kleine Onlineshops kann die Bestellannahme im Rahmen des normalen Telefonsekretariatsdienstes vorgenommen werden. Meist entsteht kein Einrichtungsaufwand und der Service kann direkt (auf Wunsch) auch im 24/7-Service erbracht werden.
- Für Shops mit einem begrenzten Artikelstamm besteht die Option diese Artikel auch im Sekretariatssystem zu hinterlegen, so dass unsere Mitarbeiter über die jeweilige Artikelnummer gezielt Bestellungen aufnehmen, Preisauskünfte erteilen und ggf. Aussagen zur Lieferdauer treffen können.
- Auf Wunsch können neue Bestellungen auch direkt im Warenwirtschaftssystem unseres Auftraggebers erfasst werden, z. B. über eine geschützte Onlineschnittstelle oder per Remote-Zugang. Je nach vereinbartem Leistungsumfang können Anrufern auch Auskünfte zu den angebotenen Artikeln, zu Versandmöglichkeiten, Lieferdauer, Zahlungsmöglichkeiten usw. erteilt werden. Ebenfalls wird ein Reklamationsmanagement angeboten. Hierzu erstelen wir gerne ein individuelles Angebot.
- Die Erweiterung eines Premium-Telefonsekretariats um eine Bestellmöglichkeit erfolgt stets nach individueller Abstimmung aller Abläufe mit dem Auftraggeber. Nach der individuellen Schulung unserer Mitarbeiter findet ein regelmäßiger Austausch zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem persönlichen Ansprechpartner im Premium-Telefonsekretariat statt. So kann jederzeit auf neue Abläufe, Kampagnen und Sonderaktionen reagiert werden.
Wir betreuen Kunden aus den folgenden Branchen:
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Im Bereich Sekretariat/Telefonzentrale:
- Immobilienmakler, Unternehmensberater, Handwerker, Versicherungsagenturen, Beerdigungsinstitute, Rechtsanwälte und Steuerberater, Arztpraxen, Online-Händler/Online-Shops, Sachverständigenbüros, Sanitär-Heizung-Klima Betriebe
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Im Bereich Telefonische Bestellannahme:
- Online-Shop-Betreiber, Teleshopping-Betreiber, Finanzdienstleister, Fachhandelslieferanten
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Im Bereich 24/7-Notdienste:
- Lebensmittelhersteller, Sanitär-Heizung-Klima Betriebe, Betreiber von Rechenzentren, Beerdigungsinstitute, Hotels/Hostels, Rechtsanwälte und Steuerberater, Arztpraxen, Versicherungsagenturen, Hausverwaltungen, Parkhausbetreiber